Whistleblowerpolitik

Tønder Kommune er en troværdig virksomhed med en åben virksomhedskultur, hvor alle frit kan ytre sig, hvis man har oplevet uregelmæssigheder eller ulovligheder begået af organisationens ansatte.

Kommunalbestyrelsen i Tønder har vedtaget at etablere en whistleblowerordning i Tønder Kommune. Politisk er det bl.a. ønsket med whistleblowerordningen at skabe åbenhed i Tønder Kommune og tilskynde de ansatte til at ytre sig uden frygt for negative reaktioner.

Det er formålet med whistleblowerordningen:

• at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i kommunen,
• at beskytte ansatte, som indgiver oplysninger til ordningen, samt
• at sikre, at de indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i forbindelse med Tønder Kommunes opgaveløsning.
  Whistleblowerordningen går ikke efter personer, men efter uacceptable forhold i forbindelse med kommunens opgaveløsning.

Formålet med Whistleblowerpolitikken er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed skabe en præventiv effekt og undgå en potentiel tilbageholdenhed med indberetning af væsentlige sager.

Whistleblowerordningen er et supplement til den interne dialog og åbenhed i kommunen, og den er tiltænkt de situationer, hvor forholdet ikke kan håndteres indenfor eksisterende organisation.

Som medarbejder bør du altid først overveje, om problemerne kan løses ved henvendelse til for eksempel din leder, din tillidsrepræsentant eller MED-systemet.

Oplysninger kan indgives af alle kommunens ansatte.

Der kan indberettes om forhold begået af kommunens ansatte.

Whistleblowerordningen behandler kun oplysninger om alvorlige forhold. Du kan indgive oplysninger, hvis du har viden eller begrundet mistanke om grove eller væsentlige og gentagne fejl og forsømmelser i Tønder Kommune. Det er f.eks. alvorlige forhold, hvis oplysningerne vedrører:

• lovovertrædelser og manglende efterlevelse af juridiske forpligtigelser,
• fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed,
• fare for miljøet,
• grove tilfælde af svigt over for borgere, samt
• grove krænkelser.

Eksemplerne er ikke en udtømmende.

Vi besvarer, vejleder og foretager en vurdering i hvert enkelt tilfælde. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil du få at vide, at vi ikke vil behandle oplysningerne, og du vil så vidt muligt få information om, hvor du skal henvende dig med forholdet, hvis det ikke er via whistleblowerordningen.

Whistleblowerudvalget foretager en indledende vurdering af de oplysninger, som du indgiver til whistleblowerordningen. Hvis vi vurderer, at oplysningerne er alvorlige, og at der er mulighed for at oplyse sagen tilstrækkeligt, videresender vi oplysningerne til behandling hos relevant forvaltningsenhed i kommunen for nærmere undersøgelse dér.

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.
Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil - hvis denne har valgt at afsløre sin identitet - få besked herom.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at den indgivne anmeldelse ikke kan karakteriseres som åbenbart ubegrundet, bliver den underkastet en nærmere undersøgelse. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der indberettes om. Sagen slettes i systemet, men opbevares i op til fem år i den berørte persons personalemappe.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen og en eventuel ankefrist er udløbet, bliver sagen slettet i systemet. Sagen kan ende i retten og den anmeldte person kan risikere bøde- eller fængselsstraf.

Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til falske beskyldninger, hvor der rettes mistanke om uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro.

Hvis en indberetning er indgivet i ond tro og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige negative følelser, hævnlyst mv., kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for indberetteren, hvis denne kan identificeres.

Indberetning sker via Tønder Kommunes intranet. Der kan ikke foretages indberetninger på andre, da der er tale om potentielt fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret over det åbne internet.

Når man foretager en indberetning, får man mulighed for på et senere tidspunkt at kunne logge sig anonymt på systemet og se, om Whistleblowerudvalget har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. En eventuel efterfølgende dialog er 100 % anonym og beror alene på indberetterens villighed til at logge på systemet og besvare Whistleblowerudvalgets spørgsmål.

Den person, der foretager indberetningen, vælger selv om han/hun vil foretage indberetningen anonymt. Alle indberetninger indgivet i god tro er beskyttet mod enhver form for repressalier. Enhver der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

Hvis den person, der indgiver en anmeldelse, har valgt at afsløre sin identitet, og der indledes en retssag mod den anmeldte person, risikerer indberetteren dog at blive indkaldt som vidne i retssagen.
Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, bliver driftet af BDO, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene, Whistleblowerudvalget, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet. 

Tønder Kommune er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan gives denne meddelelse, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at afsløre sin identitet. Opmærksomheden henledes dog på, at ikke-anonyme indberettere risikerer at blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag, jf. ovenstående.

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til Fagchef, Politik & Strategi, på tlf. 30 51 99 38 eller e-mail mesn@toender.dk