Kommunikationsstrategi

Introduktion

Kommunikationsstrategien tager udgangspunkt i Tønder Kommunes Visions- og Strategiplan 2018-2022 og understøtter initiativerne med proaktiv og tydelig kommunikation til borgere, foreninger, erhvervsliv og medarbejdere.

På den måde skaber Tønder Kommune fortællingen om en ambitiøs, viljestærk og handlekraftig kommune, som er interessant at besøge, og hvor det er attraktivt at bo og arbejde.

De følgende seks overordnede indsatsområder, som tilsammen udgør målene og ambitionerne for Visions- og Strategiplanen, danner udgangspunkt for Tønder Kommunes primære kommunikationsindsatser:

 Frivillighed og Fællesskaber

• Sundhed og Trivsel
• Uddannelse og Beskæftigelse
• Bosætning
• Erhverv og Turisme
• By- og Landdistriktsudvikling

Indsatserne udspringer af fagområdernes konkrete aktiviteter. Kommunikationsafdelingen tilbyder derfor organisationen en række services, der fremmer dialog i øjenhøjde med målgrupper på lokalt, regionalt og nationalt niveau.

Samtidig understøtter strategien Tønder Kommunes informationsforpligtigelser, så kommunen oplyser rettidigt og udførligt om aktiviteter og beslutninger. 

Til de formål tager kommunikationsstrategien afsæt i en række kanaler og platforme, der er tilpasset forskellige målgrupper. Og strategien bringer værktøjer i spil, der måler effekten af kommunikationen og understøtter optimering af kommunikationsindsatsen.

Med det afsæt får Tønder Kommunes kommunikation strategisk retning.

Ekstern kommunikationsindsats

Tønder Kommunes Visions- og Strategiplan 2018-2022 definerer følgende delmål og indsatser for den eksterne kommunikation:

Mål
Sammen skaber vi Tønder Kommune

Delmål

• Vi er lykkedes med at forbedre sundhedsprofilen
• Vi er lykkedes med at forbedre kvaliteten i dagtilbud og folkeskolerne
• Andelen af borgere uden for arbejdsmarkedet er faldet mærkbart
• Der er skabt flere bæredygtige bosætningsmiljøer.

Indsatsområder

Frivillighed og fællesskaber

• Sygdom
• Ensomhed
• Medborgerskab
• Boformer
• Initiative/events
• Samskabelse
• Partnerskaber mellem kommune og NGO'er samt frivillige

Sundhed og trivsel

• Sundhedsvæsen
• Rygestop
• Bevæg dig for livet
• Overvægt
• Forebygge
• Rehabilitere
• Mestre eget liv
• Forbedre kompetence-centrets image
• ”Mestring” skal forklares

Uddannelse og beskæftigelse

• Bedre folkeskole
• Campus Tønder
• Arbejdskraft til virksomhederne
• Opkvalificere ledige
• Kvalificerede tilbud handicap-området
• Åbning af nye lokaler
• Tøndermarskens Naturskole
• 300 flere unge i job og uddannelse
• Kommune plus private arbejder sammen om fastholdelse

Bosætning

• Bæredygtige bosætnings-miljøer
• Fortætning
• Bykerne
• Kom hjem
• Det gode liv i Tønder
• Tiltrækning af nye borgere
• Centerbyerne
• Tønder midtbyplan
• Tønder Sport og Fritidscenter
• Dagtilbud

Erhverv og turisme

• Samarbejdspartner for aktørerne
• Understøtte vækst
• Rig på Tur
• Tøndermarsk Initiativet
• Zeppelin
• Unescos Verdensarv
• Udviklingsplan Rømø
• Udviklingsplan Toftlund
• Udviklingsplan
• Løgumkloster
• Kunststrategi Skærbæk

By- og landdistriksudvikling

• Bedre logistik og infrastruktur
• Udvikling af lokalsamfund
• Cykelsti Rangstrup-Agerskov
• BTD projekt sættes i søen i kommunens mindre byer

Medier

Kommunikationsafdelingen foretager et aktivt og opsøgende pressearbejde, der gør Tønder Kommune synlig i mediebilledet både lokalt, regionalt og nationalt.

De primære medier er

• Lokale medier: JyskeVestkysten, Der Nordschleswiger, Digeposten, Ugeavisen Tønder
• Regionale medier: JyskeVestkysten, DR P4 Syd, TV Syd, Radio Globus
• Nationale medier: DR, TV2, Jyllands-Posten, Politiken, Berlingske Tidende, Information, Kristeligt Dagblad, fagblade, magasiner og andre.

Tønder Kommune annoncerer derudover i en af kommunens husstandsomdelte gratisaviser. Da borgerne flytter fokus fra de trykte til de digitale medier, vil Tønder Kommune fremadrettet reducerer annonceudgifterne til trykte medier og i højere grad annoncere digitalt og på de sociale medier. 

Lokal og regional kommunikation

Tønder Kommunes aktiviteter og indsatser kommunikeres primært via lokale og regionale medier

• De lokale medier (JyskeVestkysten Tønder, Der Nordschleswiger, Ugeavisen og Digeposten) orienteres om Kommunalbestyrelsens arbejde, og hvad der planlægges og arbejdes med i Tønder Kommune. Herigennem opnås lokalt ejerskab, borgerdialog og kendskab til, hvad der foregår på rådhuset.

• Regionale medier fortæller historier, der rækker ud over kommunegrænsen. Det kan fx være nye tværkommunale samarbejder, turist- og markedsføringsinitiativer, events og større begivenheder. Disse historier fortæller om Tønder som et levende sted, hvor der sker noget, og kan bruges til at markedsføre kommunen i forhold til bosætning og rekruttering af nye medarbejdere til private og offentlige stillinger.

Kommunikationsafdelingen tilbyder fagområderne hjælp og sparring til kvalificering af de gode historier, produktion af pressemeddelelser, videoproduktion, formulering af opslag til de sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn) samt medie- og kriserådgivning. 

Landsdækkende og internationale medier 

Udvalgte aktiviteter og indsatser kommunikeres i landsdækkende og internationale medier

• Tønder Kommunes store satsninger fx Zeppelin Tønder og Tøndermarsk Initiativet samt større eller unikke projekter skal formidles i landsdækkende medier/fagblade. Historierne bidrager til fortællingen om Tønder Kommune som en dynamisk kommune, der vil være attraktiv for tilflyttere, studerende, turister og jobsøgende. Positive historier i nationale og internationale medier skaber lokal stolthed og engagement blandt borgerne.

Kommunikationsafdelingen bistår med kvalificering af historier, der har et landsdækkende/internationalt potentiale. Afdelingen skriver ligeledes pressemeddelelser, producerer videoer, skriver materiale, laver kommunikationsplaner samt varetager den direkte kontakt og indslag til pressen.

Presserelation

Tønder Kommune ønsker et godt og tillidsfuldt forhold til pressen. En kritisk og til tider nærgående presse er et demokratisk vilkår, og kommunen stiller i videst muligt omfang de nødvendige og relevante oplysninger til rådighed, ligesom kommunen fortæller proaktivt og åbent om succeser og udfordringer.

Følgende værdier sætter retningen for Tønder Kommunes samarbejde med pressen 

• Åbenhed – kommunen kommunikerer succeser og udfordringer
• Tilgængelighed – medierne kan kontakte kommunen og få adgang til relevante informationer og personer
• Proaktiv – kommunen melder ud på eget initiativ
• Tydelighed – kommunen formidler budskaber klart, konkret og forståeligt
• Modtagerrettet – kommunikationen tager udgangspunkt i modtagernes præmisser, behov, interesser og ønsker.

Kommunikationschefen er pressens kontaktperson. Det sker imidlertid, at pressen kontakter medarbejdere direkte og dermed uden om kommunikationsafdelingen. Sker dette, er proceduren følgende

1. Medarbejderen noterer sig, hvad journalisten ønsker, og tilbyder at ringe tilbage hurtigst muligt.
2. Medarbejderen informerer både nærmeste leder og kommunikationsafdelingen om pressehenvendelsen samt oplyser, hvad journalisten ønsker svar på.
3. Det aftales med nærmeste leder, hvem der udtaler sig til journalisten.

Det er vigtigt, at kommunikationsafdelingen bliver informeret om pressehenvendelsen, da afdelingen ellers ikke kan agere proaktivt og understøtte den videre kommunikation.

Kommunikationsafdelingen står altid til rådighed med sparring i forbindelse med pressekontakt herunder etablering af pressemøder, kontakt til specifikke medier, vinkling af historier og briefing før interviews.

Udtalelser

Det er som udgangspunkt den ansvarlige politiker, direktør eller chef, der udtaler sig til pressen, medmindre andet er aftalt med chefen for området.

Talspersoner har altid pligt til at udtale sig i overensstemmelse med den retning, der er udstukket af Kommunalbestyrelsen og Direktionen. Som udgangspunkt svarer Tønder Kommune aldrig ”ingen kommentarer” ved henvendelser fra pressen. 

Den grundlovssikrede ytringsfrihed gælder naturligvis også for offentligt ansatte. Du har som leder eller medarbejder ved Tønder Kommune ret til at deltage i den offentlige debat og udtale dig - også kritisk - om forhold, der vedrører dine opgaver og din arbejdsplads. Men du skal gøre det på egne vegne.

Du har også ret til at udtrykke personlige holdninger om andre forhold, du måtte være optaget af. Det sker under ansvar for straffelovens bestemmelser.

Tavshedspligt

Tønder Kommune er som offentlig myndighed underlagt tavshedspligt om fortrolige oplysninger. Dette gælder personsager, sager med personfølsomme oplysninger, sager om virksomheders økonomiske forhold og forretningshemmeligheder, ligesom det også gælder i visse sager om det offentliges økonomiske interesser eller interne beslutningsprocesser. 

Tavshedspligten skal altid respekteres. Det kan dog stadig være muligt at udtale sig i sager, hvor man er underlagt tavshedspligt, blot man udtaler sig i generelle vendinger om en

problemstilling og ikke kommenterer på den konkrete sag. Dette kan ofte nuancere pressens vinkel på en given historie.

Medieovervågning

Tønder Kommunes aktiviteter og tilstedeværelse i medierne bliver dækket af medieovervågningsbureauet Infomedia, der hver morgen udsender en nyhedsoversigt og løbende opdaterer denne dagen igennem.

Nyhedsoversigten udsendes hver morgen til Kommunalbestyrelsens medlemmer, Direktionen, udvalgte medarbejdere og kommunikationsafdelingen.

Medieovervågningen giver ledelsen og kommunikationsafdelingen overblik over den samlede medieomtale af Tønder Kommune og indsigt i, om der skal reageres på artikler eller debatindlæg.

Medieovervågningen er et redskab til måling af kommunens pressearbejde, som danner udgangspunkt for kommunikationsafdelingens proaktive vejledning af fagområderne i relation til verserende pressesager og kommende kommunikation.

Digitale og sociale medier

De digitale og sociale medier er vigtige brikker i understøttelsen af Visions- og Strategiplanen, fordi de udgør et centralt omdrejningspunkt for dialogen mellem på den ene side det offentlige og på den anden side borgerne, foreninger og erhvervsliv.

toender.dk

Toender.dk er borgernes primære hjemmeside for borgerinformation og selvbetjening. Det er her det politiske arbejde er tilgængeligt i form af dagsordner og referater, og det er også her høringer og invitationer bliver annonceret. Hjemmesiden er generelt ikke en nyhedskanal.

Hjemmesiden skal signalere åbenhed. Den forudsætningsløse borger skal let kunne manøvrere rundt på siden, og sproget skal være tilpasset borgerne uden mange fagtermer og et højt lixtal.

Det er IT & Digitalisering, der varetager driften af toender.dk og lægger indhold på siden, mens kommunikationsafdelingen kan hjælpe med produktion af opslag, videoer og tekst.

Sociale medier

I dag følger cirka 20 procent af Tønder Kommunes borgere kommunen på enten Facebook, LinkedIn eller Instagram. Borgernes forventning om, at de bliver informeret og kan kommunikere uformelt med det offentlige via sociale medier, er stigende.

Tønder Kommune vil gerne indfri forventningerne. Kommunen styrker og udvikler derfor aktiviteterne på de sociale medier, hvor Facebook og Instagram primært anvendes til kommunikation og dialog, mens LinkedIn primært bruges til vidensdeling, PR og rekruttering.

Det er kommunikationsafdelingen, der varetager driften af Tønder Kommunes sociale platforme. Direktionen har det redaktionelle ansvar for udgivelser på dem.

Kommunikationsafdelingen tilbyder hjælp med produktion af videoer, tekst og foto til opslag, oprettelse af begivenheder og events samt rådgivning om historiens SoMe-placering og potentiale, ligesom afdelingen overvåger kommunikationen på det enkelte site.

Facebook

Facebook er Tønder Kommunes mest besøgte platform med næsten 11.000 følgere. Langt de fleste følgere er kvinder (61 procent), og langt de fleste af disse er i alderen 25-64 år (ca. 85 procent).

Strategien på Facebook går på flere ben

1. Posts formidler indsatsområderne i Visions- og Strategiplanen.
2. Posts skal skabe stolthed over at bo i Tønder Kommune
3. Posts skal skabe glæde over det gode arbejde, kommunen laver.
4. Posts skal overfor eksterne besøgende brande Tønder Kommune som et sted, hvor man gerne vil arbejde og bo samt besøge.
5. Posts skal informere om relevante og rent praktiske emner.

Det er på Facebook, at Tønder Kommune viser kommunens menneskelige ansigt. Det er posts, hvor historier skaber en feel-good-stemning hos følgerne, mens andre posts orienterer dem om, hvad der sker i kommunen af interessante og borgerrelevante initiativer.

Historierne på Facebook fortælles primært med video, og historierne appellerer til ”mave og hjerte” hos seerne. Tønder Kommune fravælger derfor opslag, som har svært forståelige budskaber, som handler mere om afsenderen end om modtageren, og som ikke har brugsværdi for en stor gruppe af borgere.

Den gode Facebook-historie på Tønder Kommunes væg skal som udgangspunkt indeholde følgende elementer

• En stor del af borgerne finder historien interessant og væsentlig.
• Historien fortælles med en case, hvor der indgår almindelige borgere og medarbejdere.
• Historien er produceret i og af Tønder Kommune.
• Historien er modtager- og ikke afsenderkommunikation.

LinkedIn

LinkedIn er Tønder Kommunes platform for faglig vidensdeling, kommunale nyheder og stillingsopslag. LinkedIn bruges primært som en platform for professionelle, hvorfor indslagene, artiklerne og andet publiceret materiale som oftest vil adskille sig markant fra fx Facebook og Instagram.

Opslag på LinkedIn vil primært være

• Stillingsopslag
• Link til artikler, hvor Tønder Kommune indgår
• Artikler, der fremhæver Tønder-egnen og egne pressemeddelelser
• Link til eksterne artikler, der kan deles med andre. 

Tønder Kommunes profil på LinkedIn er meget forskellig fra profilen på Facebook. Historier på LinkedIn behøver således ikke være personbårne, ligesom opslagene kan have både politiske og erhvervsrettede vinkler.  Samtidig er vidensdeling, det kan være deling af relevante faglige artikler på Tønder Kommunes væg, velkommen selvom artiklerne ikke omhandler Tønder Kommune eller er skrevet af Tønder Kommune.

Twitter

Twitter er væsentlig for Tønder Kommune, fordi mange journalister, mediefolk, politikere og andre meningsdanner udtrykker sig på Twitter. Kommunen anvender derfor Twitter, når budskaber skal spredes hurtigt om fx vejrforhold, trafikale ændringer og brand, ligesom kommunen selv modtager og videredeler centrale information fra Twitter.

Ellers er Tønder Kommunes prioritering og anvendelse af Twitter-kontoen begrænset, fordi platformen ikke er bredt anvendt i befolkningen.

Instagram

Instagram er et billedbåret og stort socialt medie, som viser Tønder Kommune fra sin smukkeste og mest interessante side.

Kommunikationsafdelingen poster løbende særligt smukke billedhistorier og iscenesætter initiativer for eksempel TMI, Zeppelin og julebyen Tønder på Instagram, ligesom medarbejdernes billeder fra smukke events postes. Mediet bruges ikke til ord-tunge budskaber.

Instagram bruges derudover til at linke brugere og følgere over til kommunens Facebookprofil.

Kommunikationsafdelingen opfordrer løbende organisationen til at fotografere begivenheder og sende billederne, så de kan blive delt på Tønder Kommunes Instagramprofil.

Intern kommunikationsindsats

Tønder Kommunes interne kommunikation skal sikre, at der bliver skabt sammenhængskraft i organisationen. Medarbejderne skal til enhver tid føle, at de har føling med, hvad der sker på deres arbejdsplads, og at de er i ”sync” med direktionen og den øvrige ledelses beslutninger.

Effektiv intern kommunikation sikrer samtidig, at beslutninger truffet i direktion og kommunalbestyrelsen hurtigt og effektivt implementeres ude i organisationen.

På den måde skabes en dynamisk arbejdsplads og forandringsparat organisation. Og som en dialogsøgende arbejdsplads skaber Tønder Kommune ambassadører, som letter branding og rekruttering.

Følgende områder er særligt prioriterede i den interne kommunikation

• Understøttelse og styrkelse af organisationens linjekommunikation
• Direktionens ledelsesgrundlag
• Implementering af samskabelse
• Implementering af organisatorisk læring
• APV
• MUS
• Budget 2020
• Fortæl de gode historier
• Værdier 

Kommunikationsafdelingen tilbyder sparring og rådgivning til fagområderne, produktion af interne videoer til brug på for eksempel TønderPortalen samt skriftlige indlæg, redigering og korrekturlæsning.

Kommunikationskanaler

Tønder Kommune arbejder med følgende kommunikationskanaler for at sikre den optimale kommunikation mellem ledelse og medarbejdere samt medarbejderne imellem 

• Linjekommunikation eller den direkte kommunikation mellem ledere og medarbejdere på alle niveauer i organisationen er den vigtigste interne kommunikationsform.

• Outlook/mail skal fortrinsvis bruges til én-til-én-kommunikation eller på afdelingsniveau. Større udsendelser søges minimeret og skal kommunikeres ud via TønderPortalen/Intranettet.

• TønderPortalen/intranet er en central kommunikationskanal for alle ansatte ved Tønder Kommune. Intranettet bør være den tværfaglige kommunikationsportal, som bruges til vidensdeling mellem medarbejdere i hele organisationen samt fra ledelse til alle medarbejdere.

Kommunikationsafdelingens rolle

Tønder Kommunes kommunikationsafdeling er organisatorisk forankret i Politik & Udvikling og bistår hele organisationen med rådgivning, opgaveløsning og sparring.

Kommunikationsafdelingen har det strategiske overblik over organisationens eksterne og interne kommunikation og håndterer også Tønder Kommunes sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn og Twitter).

Afdelingens medarbejdere tilbyder også hjælp til følgende

• Pressehåndtering
• Rådgivning i mediespørgsmål
• Pressemeddelelser
• Taleskrivning
• Formulering af diverse tekster
• Produktion af videofilm til både intern og ekstern brug
• Medieovervågning
• Analyser
• Krisekommunikation
• Redigering af tekst til intern og ekstern brug
• Fotografering
• Annoncering i lokale medier
• Kommunikationsambassadørerne

Ansattes rolle

Alle ansatte i Tønder Kommune tager del i og ansvar for at spotte og viderefortælle de gode historier om Tønder Kommune. Som ansat i Tønder Kommune er man altid ambassadør for sin arbejdsplads, når det handler om branding og profilering af Tønder Kommune.

Kommunikation og kommunikationsstrategien er en integreret del af al opgaveløsning, og alle medarbejdere i Tønder Kommune tænker derfor kommunikation ind i opgaveløsningen. Med det afsæt kommunikerer kommunen proaktivt eksternt såvel som internt.

Kommunikationsambassadørenes rolle

For at sikre at organisationens gode historier bliver fortalt, oprettes et ambassadørkorps, som skal agere tovholdere og kontaktpersoner mellem afdelingerne i fagområderne og kommunikationsafdelingen.

Kommunikationsafdelingen vil afholde to årlige halvdagsseminarer for alle kommunikationsambassadører, hvor de får værktøjer, så de bl.a. kan identificere den gode historie, bidrage til vinkling, udpege relevante nøglepersoner, formidle ideer til kommunikationsafdelingen, tage gode billede, lave små videoer og deltage i kommunikationsplanlægning.  

Målinger

Kommunikationsafdelingens arbejde giver udslag i tre forskellige målinger: Afdelingens egne resultater (Key Performance Indicators), fagområdernes formidling af gode historier og Tønder Kommunes samlede mediestatus. 

Key Performance Indicators

Kommunikationsafdelingen aftaler hvert år i januar med chefen for Politik & Udvikling, hvilke resultater eller key performance indicators (KPIer) afdelingen skal måles på i løbet af året og ved årets udgang. Det aftales samtidig, hvordan afdelingens ressourcer skal fordeles i forhold til de forskellige platforme og indsatser. Aftalen tager blandt andte afsæt i følgende indikatorer

• Antal følgere på sociale medier
• Antal visninger af posts på sociale medier
• Antal visninger af egenproducerede videoer på sociale medier
• Antal afholdte seminarer for kommunikationsambassadører
• Antal gode historier formidlet af fagcheferne i lokale, regionale og nationale medier
• Antal positive omtaler i lokale, regionale og nationale medier
• Antal borgere nået med lokale, regionale og nationale historier (reach)
• Antal omtaler eller historier i særlige top-10 medier
• Placeringer af udvalgte historier
• Den samlede PR-score

Afdelingen har en tavle, hvor samtlige aktiviteter på kommunikationsområdet markeres inden for kommunikationsstrategiens indsatsområder, og hvor nøgletallene løbende registreres.

De gode historier

Tønder Kommune vil forøge antallet af positive historier i nationale, regionale og landsdækkende medier. Det skal være initiativer, begivenheder eller events, hvor Tønder Kommune er primær aktør eller spiller en aktiv rolle i form af samarbejder. Eller det skal være historier, hvor vinklen understøtter Kommunalbestyrelsens Visions- og Strategiplan eller Direktionens Handleplan.

Fagcheferne er ansvarlige for formidlingen af de gode historier, og direktionen beslutter hvert år, hvilket antal historier fagcheferne skal formidle på følgende niveauer:

• 15 nationale historier (landdækkende medier, fagblade, nyheder, aviser m.v.)
• 30 regionale historier (TV Syd, DR P4 m.v.)
• 60 lokale historier (JV, TønderPortalen, Facebook, LinkedIn)

Kommunikationsafdelingen understøtter fagchefernes arbejde og tilbyder proaktiv støtte til identifikation af historier og formidling i relevante medier. Fagområdernes målopnåelse er derfor også en del af kommunikationsafdelingens resultat. Kommunikationsafdelingen overvåger medierne og vurderer løbende, hvornår der er mulighed for at agere proaktivt i forhold til at sætte dagsordner.

Mediestatus

Kommunikationsafdelingen udarbejder mediestatus månedligt og én gang årligt. Hver status drøftes med chefen for Politik & Udvikling, mens den årlige status og status hver anden måned drøftes med direktionen. Kommunikationsarbejdet tilrettes efter aftale.  

De månedlige PR- og mediemålinger fokuserer bl.a. på følgende parametre

• Omtaler
• Positiv/negativ PR-score
• Reach
• Medietype og medie
• Omtaler fordelt på tone
• Antal historier fordelt på landsdækkende og regionale medier
• Placering af udvalgte historier

Den månedlige mediestatus indeholder derudover en analyse af tallene samt kommentarer og vurderinger på eventuelle udsving i målingerne på specifikke parametre.

De månedlige resultater bliver leveret og analyseret af Infomedia til og for Tønder Kommune, og de vil ved årsafslutningen blive brugt til en sammenfattende årsrapport for det forgangne år. Årsrapporten danner derudover udgangspunkt for en drøftelse og aftale med chefen for Politik & Udvikling om, hvilke KPIer kommunikationsafdelingen skal fokusere på i det kommende år.

Den årlige rapport fokuserer blandt andet på følgende parametre

• Oversigt over antallet af omtaler i kalenderåret samt disse fordelt på kvartaler
• PR-score, der indikerer kvaliteten af Tønder Kommunes medieomtale
• Overblik over top-10 medier samt kildegrupper
• Tonen brugt i omtalerne af Tønder Kommune samt PR-score
• Omtaler, PR-score, reach og annonceomkostninger fordelt på regionsbasis

Kendskabsanalyse

Tønder Kommune kan med fordel få lavet en omdømmeanalyse, der kan guide kommunikationsarbejdet yderligere i forhold til Kommunalbestyrelsens Visions- og Strategiplan. Omdømmeanalysen kan blandt andet fokusere på følgende

• Hvad er det første, som befolkningen tænker på, når de hører navnet ”Tønder Kommune”?
• Hvordan opfattes kommunen som et sted at bo, arbejde og besøge?
• Hvad er befolkningens kendskab til kommunen?
• Hvad er befolkningens kendskab til kommunens attraktioner?

En omdømmeanalyse vil således kunne deles med for eksempelErhvervsrådet, TMI og Zeppelin-projektet.

Krisekommunikation

Tønder Kommunes strategi for krisekommunikation er som følger.

Kriser er ofte kendetegnede ved, at de

• ikke kan forudses, men opstår spontant og kræver hurtig reaktion
• opstår, når kommunen udsættes for hård kritik
• kommer ubelejligt, og der aldrig er tid nok
• udvikler sig ukontrollerbart
• medfører stor bevågenhed udefra
• skaber et stor pres for at få en hurtig løsning
• skaber frustration og usikkerhed hos kommunens medarbejdere

Der skelnes mellem mediekriser og beredskabskriser.

Mediekrise

Mediekriser vil oftest medføre massiv og vedvarende negativ presseomtale i flere dage eller uger. Alvorlige og langvarige mediekriser udgør en voldsom belastning for en organisation med stor bekymring, usikkerhed, nervøsitet, frustration og måske ligefrem handlingslammelse blandt især de berørte medarbejdere.

Det er vigtigt at håndtere krisesituationer hurtigt, effektivt og professionelt, så skadevirkningerne begrænses mest muligt. I nogle situationer kan rettidig krisehåndtering endda forhindre, at et problem udvikler sig til en egentlig krise.

Ved alvorlige mediekriser nedsættes derfor, som det første, en særlig krisegruppe til at lægge strategien og håndtere situationen. Gruppen vil typisk bestå af

• Fagdirektør
• Fagchef
• Relevant afdelingsleder
• Fagkonsulent/specialist

Med mindre andet er aftalt, er det udvalgsformand og fagdirektør, der udtaler sig i krisekommunikationssager.

Krisegruppen formulerer strategi og handleplan med hovedbudskaber og konkrete handlinger, og det aftales, hvem der udtaler sig til pressen. Kommunaldirektør, borgmester og relevant udvalgsformand skal orienteres løbende om status, udvikling og ændringer i strategi og handleplan.

Når en potentiel krisesituation opstår eller truer, informerer medarbejderen sin nærmeste leder straks. Lederen orienterer direktionen og kommunikationschefen, der efterfølgende beslutter, om krisegruppen skal indkaldes, og hvordan gruppen i den konkrete situation skal sammensættes.

Beredskabskrise

Tønder Kommunes beredskabsplan af 21. december 2017 siger følgende om

Krise-kommunikation under beredskabskriser 

Åben, troværdig, relevant og rettidig kommunikation skal medvirke til at forebygge og begrænse krisens skadevirkninger.

Alle berørte og involverede befolkningsgrupper skal så tidligt som muligt i forløbet informeres om krisens art, omfang og forventede forløb. Dialog og information skal bidrage til, at alle parter agerer hensigtsmæssigt i forhold til at komme vel igennem krisen. 

Krisekommunikationen tager afsæt i Tønder Kommunes kommunikationspolitik. Det vil blandt andet sige, at vi i kommunikationsindsatsens:

• Er proaktive – vi tager selv initiativ til at informere alle relevante parter om alle relevante forhold
• Er tilgængelige – medier, borgere og samarbejdspartnere, der efterspørger information om krisen, har let ved at komme i kontakt med os, og vi besvarer spørgsmål og henvendelser hurtigst muligt og i det omfang, der overhovedet er muligt.
• Har klart definerede målgrupper – vi identificerer de forskellige befolkningsgrupper, medier, samarbejdspartnere og andre i forhold til deres forskellige informationsbehov.
• Er til at forstå – vi kommunikerer på modtagerens præmisser og stiller forståelig, vedkommende og brugbar information til rådighed.

Vi gør brug af alle relevante kommunikationsmidler. Kommunes egen hjemmeside vil være det centrale omdrejningspunkt for krisekommunikationen. Derudover anvendes efter behov såvel den trykte presse som de elektroniske medier. 

Den udførende del af krisekommunikationen varetages af krisekommunikationsteamet, der består af kommunens kommunikationsafdeling. Kommunikationschefen, eller en stedfortræder for denne, repræsenterer krisekommunikationsteamet i den overordnede krisestab.

Kommunikatonsopgaverne

Inden det første møde i den overordnede krisestab søger krisekommunikationsteamet at danne sig et overblik over situationen og udarbejder et første udkast til en kommunikationsplan med pressestrategi.

Planen skal indeholde følgende

• Sagen: Kort beskrivelse af situationen.
• Formål: Hvad vil vi opnå med kommunikationen.
• Budskaber: Oplistning af de vigtigste budskaber i den konkrete situation.
• Målgrupper: Identifikation af målgrupper – hvem skal informeres om hvad?
• Medier: Hvilke medier kan vi bruge i den konkrete situation – prioritering af medierne.
• Timing: Overordnet tids- og handleplan for kommunikationsaktiviteterne
• Samarbejdspartnere/alliancemuligheder: Hvem er vores samarbejdspartnere – hvem kan være ambassadører for vores synspunkter?
• Informationsstrømmen: Udpegning af en fast pressetalsperson. Fastlæggelse af hvordan spørgsmål og indkomne oplysninger fra omverdenen håndteres.
• Succeskriterier: Hvad skal der til, for at kommunikationsindsatsen lykkes.

Kommunikationsafdelingen råder over opdaterede distributionslister til udsendelse af pressemateriale til både lokale, regionale og landsdækkende medier.

Kommunikationsafdelingen har adgang til en landsdækkende mediedatabase til overvågning af medieomtale. I denne sammenhæng benyttes overvågningen til aktivt at sikre, at mediernes omtale af krisen og dens forløb er korrekt.

Husk altid i enhver krisesituation

Det er vigtigt, at de her følgende ting huskes i en potentiel krisesituation 

1. Kontakt nærmeste leder og kommunikationschefen.
2. Fagdirektør og fagchef nedsætter krisekommunikationsholdet, der normalt består af Borgmester/udvalgsformand, fagdirektør, fagchef, 1-2 konsulenter med den relevante specialviden samt kommunikationschefen.
3. En (max. to) talsperson(er) udpeges, så Tønder Kommune taler med ”en tunge”, og der ikke opstår misforståelser internt i organisationen. Administrationen udtaler sig udelukkende om sagens fakta, mens borgmesteren/udvalgsformanden udtaler sig politisk.
4. Kommunikationsafdelingen overvåger udviklingen i medierne og på de sociale medier samt orienterer løbende krisekommunikationsholdet. Fagdirektøren informerer herefter direktionen og det politiske niveau.
5. Talspersonen er tilgængelig for pressen og undgår ”ingen kommentarer”.
6. Krisekommunikationsholdet handler hurtigt, men ikke forhastet og går ikke i panik. Det er bedre, at holdet venter lidt længere og formidler den korrekte information, uanset hvor presset situationen og organisationen er.

2020 - Kommunikationsafdelingen - Politik & Udvikling - Tønder Kommune

Gældende

Kommunikationsstrategien er gældende fra april 2020. Strategien tages op til fornyet drøftelse i 2023.