Udbuds- og indkøbspolitik

I Tønder Kommune vil vi arbejde for at gøre indkøb til en del af den grønne omstilling og fokusere målrettet på at tænke det ind i daglige arbejdsgange og procedurer. Vi vil sikre mest mulig velfærd for de tilgængelige ressourcer, hvad enten det er økonomi ske ressourcer, medarbejderressourcer eller jordens ressourcer.

Udbuds- og indkøbspolitikken sætter rammen for, hvordan Tønder Kommune på bedst mulig vis kan varetage borgernes og virksomhedernes interesser i forhold til indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge– og anlægsopgaver.

Formålet er at skabe optimale organisatoriske rammer for at bidrage til bæredygtig udvikling af udbuds- og indkøbsområdet samt reducere CO2-udledninger for kommunen som virksomhed.

Kvalitet og værdi for borgere og medarbejdere, reduceret klima- og miljøbelastning samt øget råderum og frigivet tid er styrende mål for kommunens indkøb, forbrug og samarbejde med virksomhederne. Vi vil sikre, at der også fremadrettet kan leveres kommunale velfærdsløsninger med udgangspunkt i borgerens behov og samtidig sikre bæredygtighed på de mange kommunale bundlinjer.

Tønder Kommune køber varer og tjenesteydelser for cirka 850 mio. kr. om året. Et indkøb i den størrelsesorden forpligter.

Vi ønsker som kommune at tage ansvar og bidrage aktivt til den bæredygtige omstilling i samfundet. Det gør vi ved at understøtte et ansvarligt forbrug og sikre, at de indkøb vi foretager er velovervejede og bæredygtige.

Vi vil være en professionel samarbejdspartner, der ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulig gevinst til gavn for vores borgere og virksomheder.

Udbuds- og indkøbspolitikken fokuserer på bæredygtighed i et socialt, økonomisk og miljømæssigt perspektiv, og politikken arbejder med de udvalgte verdensmål fra Visions- og Strategiplanen samt har et særligt fokus på verdensmål 12.

Indkøb er derfor et værktøj til at sikre opfyldelse af kommunens politiske målsætninger beskrevet i såvel Visions- og Strategiplanen samt i Vores Klimahandleplan.

Politikken indeholder 5 værdiområder, der viser vores tilgang til bæredygtige indkøb og bæredygtig udvikling af udbuds– og indkøbsområdet.

Indkøbsværdierne er ligestillede samt gensigt afhængige og beskriver, hvilke indsatsområder der er prioriteret de kommende år.

Kvalitet og værdi

Indkøbsfaglige kompetencer kan skabe værdi, når der købes varer og tjenesteydelser på de store kommunale velfærdsområder.

Derfor er det vigtigt for os, at nye indkøbsaftaler foregår i et tæt samarbejde mellem fagområdet og Udbud & Indkøb. De faglige kompetencer i Udbud & Indkøb kan med fordel udbredes til hele organisationen for at bidrage til opgaveløsningen.
Det kan ske gennem rådgivning eller håndtering af kontrakter, så borgerne får de rette ydelser til den rette kvalitet og til den rigtige pris. Ligesom indkøb af velfærdsteknologi er værdiskabende, når indkøbet udmønter sig i ændrede arbejdsgange eller produkter, der frigiver tid til borgerettede opgaver og mindsker fysiske belastninger for den enkelte medarbejder.

Vi tror på, at indkøbsfagligheden og fagområderne tilsammen kan indløse væsentlige potentialer både økonomisk, styrings- og kvalitetsmæssigt og dermed skabe mere råderum til velfærd.

Indkøbsprocessen som garant for kvalitet

Kvalitet og værdi skabes også i selve indkøbsprocessen, der er midlet til at opnå de rigtige ydelser og produkter. Når indkøbsprocessen har høj kvalitet, er kendt og forudsigelig, skaber det også værdi for de medarbejdere, der har ansvaret for at købe ind og indgå kontrakter med eksterne leverandører.

Vi ønsker at gøre ensartede indkøb på tværs af organisationen til en del af samme indkøbsproces og på den måde opnå synergier ved frigivet tid og øget kvalitet samlet set.

Indsatsområder

• Styrke samarbejdet på tværs af organisation
• Udvikle indkøbsprocessen og gentænke opgaveløsningen for at sikre mere velfærd for pengene
• Sikre at de indkøbte produkter og ydelser skaber den ønskede og forventede kvalitet og værdi

Bæredygtige indkøb

I Vores Klimahandleplan har Tønder Kommune udvalgt en række klimahandlespor og klare målsætninger for, at der skal ske en væsentlig CO2- reduktion frem mod 2030. Der skal iværksættes en række indsatser for at accelerere den grønne omstilling.

Udbuds- og indkøbspolitikken sætter retning for, at kommunens indkøb og forbrug bidrager til at reducere klimaaftrykket og understøtter klimahandleplanens milepæle og indsatser. For Tønder Kommune er bæredygtige indkøb et samspil af tre perspektiver

• Effektive indkøb (Total økonomi)
• Grønne indkøb (Miljø og klima)
• Socialt ansvarlige indkøb (social dimension)

Effektive og grønne indkøb

Vi vil have fokus på, at indkøb bliver en del af den grønne omstilling ved målrettet at tænke det ind ved indgåelse af nye indkøbsaftaler. Dels ved at sikre en indkøbsproces med et bæredygtigt fokus - eksem- pelvis vil vi stille krav til leverandører om at levere bæredygtige og innovative løsninger, og dels ved at understøtte implementering af indkøbsaftalerne med kloge rammer rettet mod adfærdsændringer blandt brugere, borgere og medarbejdere i kommunen.

Vi vil arbejde ud fra en cirkulær tankegang, hvor indkøbet tager højde for hele den bæredygtige værdikæde, hvor alt lige fra produktion, emballage, transport, levetid, genanvendelse og bortskaffelse tænkes ind i indkøbet.

Socialt ansvarlige indkøb

Tønder Kommune ønsker at sikre social ansvarlighed samt et sundt og sikkert arbejdsmiljø. I ethvert udbud stiller vi krav om, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark. Vi stiller derfor krav til leverandørers overholdelse af ILO-konventioner i alle indkøb, respekt af de grundlæggende menneskerettigheder, herunder at alle leverandører lever op til FN's Menneskerettighedserklæring.

Sociale klausuler indarbejdes ud fra en konkret vurdering, der vil tage afsæt i hver enkelt opgaves karakter, omfang og konkurrenceudsættelsesdesign, samt om anvendelsen vurderes relevant og proportionel. Ved at anvende sociale klausuler og arbejdsklausuler i bygge- og anlægskontrakter og tjenesteydelseskontrakter vil Tønder Kommune medvirke til at sikre et rummeligt arbejdsmarked, sikre anvendelse af personer under oplæring samt sikre sædvanlige løn- og arbejdsvilkår.

Indsatsområder

• Øge krav til bæredygtighed og CO2-reducerende parametre i udbud
• Reducere CO2-udledningen fra de indkøbsområder med det største klimaaftryk
• Reducere CO2-udledninger ved at øge genbrug og genanvendelse og anvende totaløkonomiske beregninger (TCO)
• Reducere klimaaftrykket fra transport
• Øge fokus på klima- og miljømæssig indkøbs- og forbrugeradfærd
• Øge indkøb af miljømærkede produkter
• Øge indkøb af klimavenlige fødevarer og øge fokus på klimavenlige måltider
• Styrket samarbejde med lokale fødevareproducenter

Økonomisk råderum og mere tid til kerneopgaven

Tønder Kommune er ansvarlig for at bedrive godt købmandsskab og forvalte borgernes penge på bedst mulig måde. Derfor er prisen for indkøb en vigtig fak- tor. Når der opnås en god pris på en aftale, frigives der midler til kommunens kerneopgaver. Det afgørende element er sikring af, at de indgåede aftaler anvendes, så de økonomiske såvel som de kvalitetsmæssige og grønne potentialer på aftalerne udnyttes.

Der skal bruges mindre tid på indkøb og mere tid til kerneopgaven. Dette sikres gennem forenklede arbejdsgange omkring indkøb, herunder planlægning af indkøb og køb i større mængder for at undgå unødig transport og små fakturaer.

Vi vil optimere udnyttelsen af de teknologiske indkøbsværktøjer, herunder e-handel, så indkøb digitaliseres og automatiseres.

I Tønder Kommune er automatisk fakturahåndtering implementeret, og der er et fortsat fokus på at optimere og effektivisere på e-handelssystemet, så brugerne oplever en effektiv og tidsbesparende indkøbsproces.

Indsatsområder

• Øge e-handelsgraden
• Øge compliance
• Styrke og systematisere kontraktstyring
• Øge fokus på den effektive indkøbsproces

Samarbejde

På udbuds- og indkøbsområdet vil Tønder Kommune være en professionel samarbejdspartner, der ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og egnens udvikling.

Vi har fokus på samarbejde og den konstruktive dialog internt i kommunen, i indkøbsfællesskaber, i Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) og i samarbejdet med virksomhederne.

Tønder Kommune opnår ressourcebesparelser, når udbuddet gennemføres i regi af SKI, tværsektorielle samarbejder eller i kommunale indkøbsfællesskaber.

Analyser på tværs af kommunernes indkøbsdata viser, at når en kommune anvender de fællesforpligtende aftaler i SKI, jo lavere et indkøb pr. indbygger vil kommunen have. Derfor vil Tønder Kommune tilslutte sig SKI-aftaler og gennemføre udbud i indkøbsfællesskaber for at opnå stordriftsfordele gennem bedre og billigere indkøbsaftaler samt gennem begrænset ressourceforbrug.

Vi vil fremstå som en loyal samarbejdspartner, hvor gensidig respekt medfører nytænkning og problemløsning i fællesskab. Dette gælder både i forhold til vores leverandører, men også internt i kommunen, hvor fagområder og medarbejdere skal være samarbejdspartnere for Udbud & Indkøb og bidrage med faglig viden, ekspertise og implementeringskraft.

Fokus på det lokale erhvervsliv

Tønder Kommune lægger vægt på gode og dynamiske relationer til vores leverandører. Vi stiller krav til os selv om at være en seriøs og professionel samarbejdspartner og forventer derfor det samme af vores leverandører. Vi ønsker forsat at finde nye effektive løsninger og indgå aftaler, der er til gavn for begge parter. Derfor forventer vi, at vores leverandører indgår i et konstruktivt samarbejde, er loyale over for de indgåede aftaler og opfylder de opstillede krav.

Tønder Kommune ønsker at placere flest mulige indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår. Vi vil arbejde målrettet på at give lokale virksomheder de bedst mulige betingelser for at kunne byde ind på de aftaler, der udbydes af kommunen. Vi vil tilrettelægge udbudsprocessen hensigtsmæssigt for at tilgodese små og mellemstore virksomheder samt det lokale erhvervsliv, hvor udbudsreglerne tillader det.

Vi er bevidste om, at dialog og samarbejde er midlet til at skabe og opnå viden om begge parters virkelighed. Vi vil tage ved lære af hinanden og bidrage til at lette processerne til glæde for begge parter.

Vi vil som en service over for potentielle lokale leverandører gøre opmærksom på vores indkøbsbehov og relevante konkurrenceudsættelser. Dette sker blandt andet ved, at udbud annonceres på kommunens hjemmeside og i et lokalt medie, samt at kommunens årlige udbudsplan for varer og tjenesteydelser er tilgængelig på hjemmesiden.

For at fastholde en tæt kontakt til det lokale erhvervsliv har Teknik & Miljø et systematisk samarbejde med lokale virksomheder inden for byggeri- og anlægsopgaver. Tønder Kommunes Leverandørliste er et vigtigt styringsredskab for at sikre denne tække kontakt med private virksomheder. Her kan virksomheder i forbindelse med vedligeholdelses-, renoverings- og anlægsopgaver på kommunens ejendomme samt vej- og parkområder synliggøre sig.

Leverandørlisten sikrer også en vis fordelingsnøgle mellem opgaver og leverandører.

Indsatsområder

• Fællesoffentlige udbud
• Markedsdialog
• Konkurrencedygtigt udbudsdesign
• Understøtte lokale virksomheders viden om udbud
• Styrkede samarbejder

Professionel Indkøbsorganisation

En professionel og effektiv indkøbsorganisation er et afgørende element i implementeringen af politiske initiativer på indkøbsområdet.

I Tønder Kommune er den centrale indkøbsorganisation (Udbud & Indkøb) placeret under Økonomi & Løn og er en udviklings- og forretningsorienteret enhed med ansvar for kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder gennemførelse af udbud, vejledning ved køb under tærskelværdien, kontraktstyring og kommunens e-handelsløsning.

Digital Service er ansvarlig for indgåelse af indkøbs- aftaler på IT- og telefoniområdet i samarbejde med den centrale indkøbsorganisation, mens Teknik & Miljø er ansvarlig for alle bygge- og anlægsprojekter.

For at indgå værdifulde og velfungerende indkøbsaftaler gør kommunen brug af de enkelte afdelingers og institutioners fagekspertise og erfaring og øger på den måde kvalitet og værdien for medarbejdere og borgere gennem indkøb. Dette sker ved nedsættelse af faggrupper, der bidrager med fagspecifik viden på det aktuelle område for at opnå mest mulig kvalitet i den pågældende ydelse eller produkt til den rigtige pris. Alle fagområder, institutioner og afdelinger har en forpligtigelse i at medvirke aktivt til kravfastsættelse og behovsafdækning for at sikre, at der indgås meningsfulde indkøbsaftaler ud fra en totaløkonomisk tilgang til gavn for borgere og medarbejdere i Tønder Kommune.

Konkurrenceudsættelse

Når Tønder Kommune gennemfører indkøb sker det med udgangspunkt i de forvaltningsretlige principper, EU’s udbudsdirektiv og den danske udbudslov, som alle offentlige myndigheder i Danmark er underlagt. Det medfører en forpligtelse til at gennemføre udbud samt følge faste procedureregler for offentlige indkøb.

Tønder Kommune vil konkurrenceudsætte områder, hvor det vurderes at give værdi. Derfor anvender vi udbud og konkurrenceudsættelse som et blandt flere midler til forsat at sikre effektivitet i den kommunale service til eventuelt færre omkostninger. Hvert år udarbejder Indenrigs- og Sundhedsministeriet en IKU (Indikator for konkurrenceudsættelse), der udtrykker kommunens brug af private leverandører af tjenesteydelser i procent i forhold til den del af kommunens samlede opgaveløsning, der må varetages af private leverandører. Tønder Kommune har ikke fastsat måltal for kommunens IKU, men opgaveløsningen vil løbende blive vurderet i forhold til, hvordan opgaven løses mest effektivt og hensigtsmæssigt i forhold til en helhedsbetragtning.

Indsatsområder

• Effektiv kontraktopfølgning
• Indkøbsområdet skal bidrage til effektiviseringer via indkøbsdata og fokus på indkøbsmønstre og indkøbsadfærd
• Øge fokus på ledelsesinformation og data

Udbuds- og indkøbspolitikken er gældende efter godkendelse i Kommunalbestyrelsen og frem til 2030. Politikken følger derved perioden for den fælleskommunale indkøbsstrategi, som Kommunernes Landsforening (KL) har udsendt i samarbejde med kommunerne gældende fra 2024-2030.

En indkøbsstrategi for varer og tjenesteydelser med tilhørende handleplaner sikrer politikkens udmøntning og fastsætter strategiske mål. Handleplanerne udarbejdes i samarbejde med relevante fagområder og beskriver operationelle metoder til at nå målene. Strategien vedtages i Direktionen og forelægges Økonomiudvalget til orientering. Udbud & Indkøb følger løbende op på fremdriften af indsatserne.

Udbud af varer og tjenesteydelser sker efter en årlig udbudsplan vedtaget af Økonomiudvalget og forelagt inden årets udgang.

Udbuds- og indkøbspolitikken skal udmøntes i samspil og med respekt for øvrige politikker og strategier for kommunens mange opgaveområder.

Tønder Kommune er underlagt udbudsloven, der sætter rammen for, hvordan offentlige ordregivere skal købe ind. Kontraktens forventede værdi er afgørende for, hvordan en opgave skal udbydes, da udbudsloven fastsætter beløbsgrænser for, hvornår en kontrakt er udbudspligtig og hvilke regler og procedure en offentlig kontrakt er omfattet af.

Bygge- og anlægsarbejder

Staten, regioner og kommune

• ≥ 40.313.840 kr. EU-udbud Udbudslovens afsnit II Delydelser: 7.460.000 kr.
• ≥ 3.000.000 kr.< 40.313.840 kr. Tilbudsloven Offentlig / begrænset licitation
• ≥ 300.000 kr.< 3.000.000 kr. Tilbudsloven Underhåndsbud, offentlig eller begrænset licitation
• < 300.000 kr. (klar grænse- overskridende interesse) Gennemføres med passende grad af offentlighed

Varer og tjenesteydelser

Regioner, kommuner, offentligretlige organer

• ≥ 1.611.360 kr. EU-udbud Udbudslovens afsnit II Delydelser: 596.800 kr.
• ≥ 500.000 kr.< 1.611.360 kr. (klar grænse- overskrid- ende interesse) Udbudslovens afsnit IV (annonceringspligt)
• ≥ 500.000 kr.< 1.611.360 kr. Udbudslovens afsnit V (markedsmæssige vilkår)
• < 500.000 kr. (klar grænse- overskridende interesse) Udbudslovens afsnit IV (annonceringspligt)

Light-ydelser

Staten, regioner, kommune, offentligretlige organer

• ≥ 5.595.000 kr. EU-udbud Udbudslovens afsnit III (light-regimet)
• ≥ 500.000 kr.< 5.595.000 kr. (klar grænse- overskrid- ende interesse) Udbudslovens afsnit IV (annonceringspligt)
• ≥ 500.000 kr.< 5.595.000 kr. Udbudslovens afsnit V (markedsmæssige vilkår)
• < 500.000 kr. (klar grænse- overskridende interesse) Udbudslovens afsnit IV (annonceringspligt)

GPA-aftalen
Tærskelværdierne tager hensyn til GPA-aftalen om offentlige indkøb, som er indarbejdet i EU's udbudsdirektiver. På de områder, der er omfattet af GPA-aftalen, fastsættes direktivernes tærskelværdier som modværdien i EURO af en tærskelværdi udtrykt i SDR (Special Drawing Rights), som derefter omregnes til nationale valutaer. På områder, der ikke er omfattet af GPA-aftalen, fastsættes direktivernes tærskelværdier i EURO.

Køb under tærskelværdier

Ved vare- og tjenesteydelseskontrakter/enkeltstående indkøb mellem 100.000 kr. og 500.000 kr. indhentes tilbud fra mindst to leverandører/tilbudsgivere. Ved køb over 500.000 skal Udbud & Indkøb involveres for fastlæggelse af udbudsprocedure.

Social ansvarlighed

I alle udbud stilles der relevante krav og forudsætninger om, at leverandøren og dennes underleverandør overholder konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO konventioner:

• Intet tvangsarbejde (ILO nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO nr.100 og 111)
• Ret til mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO nr. 138 og 182)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af lovgivningen.
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO nr. 155.
• Arbejdsklausuler i offentlige kontrakter /ILO nr. 94 – anvendes ved udbud af tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, samt øvrige kontrakter, hvor det vurderes hensigtsmæssigt.

Anvendes arbejdsklausuler skal det sikres, at lovgivningen, herunder EU-retten, overholdes. Der må derfor ikke stilles et generelt krav om, at private leverandører, der skal udføre opgaver for kommunen, skal have indgået en dansk overenskomst. Dette er i strid med principperne om ligebehandling i dansk forvaltningsret, EU-udbudsreglerne og på EU-traktatsniveau.

Tønder Kommune udbyder primært bygge- og anlægsopgaver i fag- og delentrepriser, med undtagelse af vejområdet, hvor der udbydes i hovedentrepriser. I forbindelse med hoved-, fag- og delentrepriser på bygge- og anlægskontrakter samt tjenesteydelseskontrakter, vil Tønder Kommune konkret vurdere, om der skal indgå arbejdsklausuler i konkurrenceudsættelsen ved relevante udbud, når følgende kriterier er opfyldt

• Kontraktværdien er på mindst 5 mio. kr. og
• Kontrakten har en varighed på mindst 4 mdr.

Den konkrete vurdering vil blandt andet tage afsæt i hver enkelt opgaves karakter, omfang og konkurren- ceudsættelsesdesign, samt om anvendelsen vurderes relevant og proportionel.

Sociale klausuler i bygge- og anlægskontrakter samt tjenesteydelseskontrakter

Tønder Kommune stiller krav om sociale klausuler i forhold til anvendelse af personer under oplæring ved kontraktens gennemførelse. Personer under oplæring kan være lærlinge, elever, praktikanter eller anden form for oplæring. Kravet gælder for visse bygge- og anlægskontrakter og tjenesteydelseskontrakter og følger kravene angivet i udbudslovens § 176, hvor kontrakten skal have en varighed på minimum 6 måneder i offentlige bygge- og anlægsprojekter og overstige tærskelværdien i udbudsloven. For tjenesteydelser skal kontrakten have en varighed på minimum 6 måneder og en kontraktværdi på minimum 5 mio. kr.

Kravet skal være knyttet til kontraktens genstand og i overensstemmelse med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Kravet må ikke føre til diskrimination af virksomheder fra lande med andre oplæringssystemer end i Danmark.

For bygge- og anlægskontrakter under tærskelværdien følges tilbudslovens § 7, hvor kontrakten skal have en varighed på minimum 6 måneder fra kon- traktunderskrivelse til levering og en kontraktværdi på minimum 5 mio. kr.

Pligten om anvendelse af personer under oplæring gælder heller ikke, hvis det udgør en sikkerhedsrisiko, ikke er egnet til at gennemføre kontrakten, eller hvis det strider mod anden lovgivning.