En typisk udbudsproces har følgende fremgangsmåde:
Afklaring af behov
Ethvert udbud indledes med en afklaring af behovet for de varer eller den tjenesteydelse, der er genstand for udbuddet. Dette gøres ved indsamling og bearbejdning af statistisk materiale over tidligere indkøb.
Kravspecifikation
Når behovet er kortlagt, lyder opgaven på præcist at få defineret indholdet af den leverance, tilbudsgiverne skal byde på. En brugergruppe bestående af fagspecialister indtager her en central rolle, ikke alene i oplistningen af produktspecifikationer, men også i formuleringen af kravene til ordrehåndtering, logistik, service m.v. Den udarbejdede kravspecifikation udgør sammen med den obligatoriske tilbudsliste kernen i ethvert udbud.
Udbudsmaterialet
Nu skrives udbudsmaterialet. Ud over tilbudslisten og kravspecifikationen, der ofte suppleres med en række bilag, indeholder materialet en række vigtige oplysninger til tilbudsgiveren: Minimumskrav til, hvad tilbuddet skal indeholde, herunder krav til dokumentation for økonomiske og tekniske forhold hos tilbudsgiveren, angivelse af tidsfrister i udbudsprocessen, eventuelt kontraktudkast osv.
Udbudsbekendtgørelsen
Hvis der er der tale om et EU-udbud skal udbuddet offentliggøres på den elektroniske database TED (se under menupunktet "Links").
Udbuddet offentliggøres samtidig på her på hjemmesiden under "Aktuelle udbud og licitationer", hvor det også fremgår hvordan materialet kan rekvireres.
Udbud, der gennemføres i henhold til lov om indhentning af tilbud på vare- og tjenesteydelseskontrakter, offentliggøres ligeledes under "Aktuelle udbud og licitationer".
Spørgsmål og svar
Efter at interesserede tilbudsgivere har modtaget og gennemlæst materialet, kan der opstå behov for at få tydeliggjort nogle forhold. Tilbudsgiver kan således have spørgsmål til materialet, og udbyder kan have supplerende oplysninger hertil.
Spørgsmål skal indsendes skriftligt, idet reglerne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver, at alle tilbudsgivere får kendskab til spørgsmålene, samt de svar der afgives efterfølgende. Også eventuelle supplerende oplysninger og korrektioner til udbudsmaterialet fra udbyderens side, skal offentliggøres i skriftlig form.
Evaluering af tilbud
Når tilbudsfristen er udløbet, evaluerer vi de rettidigt modtagne tilbud. De tilbud, der ikke er nået frem inden fristens udløb, returner vi uåbnet og de indgår således ikke i bedømmelsen. De tilbud, der ikke lever op til de krav, der er oplyst i udbudsmaterialet, for eksempel fordi tilbudsgiver har glemt at indsende et eller flere af de krævede dokumenter, udgår af den videre evaluering. De tilbud, der lever op til kravene, bedømmer vi herefter endeligt ud fra de tildelingskriterier, der er oplyst i udbudsmaterialet.
Meddelelse om resultat
Såvel vinderen af udbudsforretningen som de øvrige tilbudsgivere modtager herefter skriftligt en begrundet redegørelse om resultatet og hvem, udbyder agter at indgå kontrakt med.
Herefter indtræder nu en såkaldt stand still-periode på 10 dage. I denne periode har tilbudsgiverne mulighed for at indbringe eventuelle klager over forløbet og resultatet af udbuddet.
Indgåelse af kontrakt
Efter stand still-periodens udløb underskrives kontrakt med vinderen af udbudsrunden, der hermed er slut.